¿Puedo utilizar mi ordenador para uso personal en mi puesto de trabajo?

¿De qué vamos a hablar?

El uso de las nuevas tecnologías hace muchas veces bastante difícil separar la parte privada de la parte profesional cuando ese uso lo estamos realizando en el ámbito de nuestro puesto de trabajo, sobre todo cuando utilizamos los mismos medios tecnológicos.

Cuando estamos hablando a través de un ordenador o un teléfono móvil en un entorno profesional pueden surgir varias preguntas:
¿Es posible utilizar estos medios tecnológicos como el teléfono móvil u ordenador personal para uso personal, en el lugar de trabajo?
Y si es así, o tanto si la respuesta es sí o si la respuesta es NO, ¿de qué va a depender esa utilización personal de ese medio profesional?
A esta pregunta o a estas preguntas son a las que voy a intentar dar respuesta en el capítulo.

¿Puedes utilizar los medios de tu empresa para un uso privado?

Probablemente hayas oído hablar muchísimos casos donde existe dificultad de utilizar los medios que te proporciona la empresa para un uso personal.
Probablemente tengas teléfono de empresa, probablemente tengas un ordenador en el que realices tu trabajo, y en muchísimas ocasiones probablemente te dediques a analizar tus mensajes de correo electrónico en tu cuenta personal, o a navegar por redes sociales, ….
Probablemente te haya surgido la duda de hasta dónde puede llegar ese derecho que tú te has “adjudicado” realizando esta actividad que nada tiene que ver con tu actividad profesional.
Y si eres empresario, probablemente te estés planteando hasta dónde puede llegar ese margen de maniobra que puede hacer un trabajador en tu empresa para utilizar dichos medios tecnológicos para un uso personal.
Lo que es cierto es que la utilización habitual de estos medios hace difícil delimitar el uso personal y profesional cuando pasamos tantas horas en la oficina.
Te voy a intentar dar respuesta sobre dónde está el límite en cada una de esas dos posiciones: lo que puedes hacer si eres trabajador, y dónde está el límite de lo que puedes permitir si eres si eres empresario.

¿Hay una prohibición expresa del empresario de no hacerlo?

• En primer lugar, lo que debes analizar es si existe prohibición empresarial expresa de utilizar esos medios más allá de las cuestiones empresariales.
  En este sentido, si existe una prohibición expresa, en principio esta prohibición constituirá la limitación que puedas tener, en ese caso, si eres trabajador para utilizar el teléfono móvil, el ordenador o lo que haya sido objeto de esa prohibición para fines personales.
• En segundo lugar, que es lo que va a ocurrir en el caso de que no exista tal prohibición, es decir, en el caso de que tu empresa no te lo haya prohibido expresamente, o no hayas recibido una comunicación expresa de no utilizar esos medios para fines personales, en ese caso, lo que habrá que analizar es cuál es el hábito o la cultura de la empresa sobre esta materia.
  Concretamente tendrás que analizar cuál es el hábito generalizado entre los compañeros, que es lo que normalmente se hace en la empresa: si se suele navegar por internet, o si no tiene conocimiento de ello la empresa y aun así lo permite, esto es lo que también habrá que analizar.

¿Qué es la expectativa de intimidad?

Es posible que existan unos “códigos” no escritos de poder realizar determinadas actividades que pertenecerían al ámbito privado de las personas, como navegar por Internet o navegar por las redes sociales, e incluso interaccionar mandando correos que nada tienen que ver con tu actividad profesional y que ese código esté permitido y sea “del dominio público” en el ámbito de la empresa.
Por tanto, puede ocurrir que se permita este tipo de comportamientos.
En ese caso, el empresario tendría más complicado el delimitar de alguna manera ese comportamiento, o sancionarnos, o incluso despedirnos por motivos disciplinarios por este motivo.
En ese caso lo que están determinando los tribunales es que cuando asumiste ese hábito social en el seno de la empresa que te permitió realizar aquello que estaba permitido «socialmente»se establece lo que se llama una expectativa de confidencialidad en el uso de dichos medios para cuestiones personales.
En este sentido, se entiende que existe un código no escrito de poder utilizar esos medios para fines personales y, por tanto, hay una expectativa de intimidad que no puede ser vulnerada.
Por el contrario, se entiende que si tu empresa te prohibiera de manera expresa el utilizar esos medios, ahí estaría rompiendo esa expectativa de confidencialidad.
Si existe una a pesar de la existencia de esa prohibición expresa, ¿podemos actuar en contra de la prohibición del empresario?
La respuesta sería evidente. Si existe prohibición expresa y aun así utilizamos los medios tecnológicos que nos ha proporcionado el empresario, estaríamos vulnerando la capacidad que tiene el empresario de desarrollar ese poder de dirección, y por tanto no existiría esa posibilidad de poder utilizar esos medios profesionales para fines personales.

¿Cómo puede el empresario controlar el uso de «sus» dispositivos electrónicos?

Siguiendo esta idea, vamos a explicar qué puede hacer el empresario para controlar el uso de sus medios.
El empresario tiene la posibilidad de monitorizar o de hacer seguimiento de la actividad del trabajador en la empresa con estos medios, y por tanto de detectar el que pudieras estar realizando un uso privado de esos medios profesionales de su ordenador desde teléfono móvil, etc.

¿Existe algún límite para el control que ejerce el empresario?

Pero ¿puede el empresario controlar sin límite cualquier uso que esté haciendo el trabajador de dichos medios?
La respuesta es que el empresario no puede monitorizar tu actividad sin comunicártelo previamente. La empresa te tiene que comunicar que va a realizar seguimiento o que está monitorizando ese seguimiento y de la misma forma necesita la autorización del empleado para poder revisar el contenido del equipo y vigilar esas comunicaciones.

Por otra parte, es necesario una comunicación y una autorización por tu parte para revisar el contenido de tu equipo y vigilar esas comunicaciones que pudieras estar realizando tú en ese equipo.
Sin embargo, hay una excepción.

¿Cómo puedes usar el correo electrónico corporativo en tu empresa?

En el caso del correo electrónico, el empresario no va a necesitar ningún tipo de prohibición, se entiende que el correo electrónico es un medio corporativo y como tal se considera un medio de la empresa.
En este caso, se produciría de alguna manera, algún tipo de vulneración en cuanto al uso ya que estaríamos hablando de cuentas corporativas y por tanto se considera que la empresa no va a necesitar una autorización por tu parte para analizar la utilización que se haya hecho o que hayas hecho de esas de ese correo electrónico corporativo.
Lo que te propongo como solución para evitar problemas es que utilices tu propia cuenta personal de email, tu cuenta de email personal para tus temas personales y en ese caso no existiría la posibilidad de que la empresa entrara dentro de tus cuentas personales.
También te aconsejamos que no utilices bajo ningún concepto para cuestiones personales las cuentas corporativas.

¿Y cómo debemos usar el teléfono móvil corporativo?

Por otro lado, si utilizas el teléfono móvil corporativo o el ordenador portátil para utilizar el correo electrónico personal, ahí no vas a tener ningún problema.
Sin embargo, si utilizas un teléfono personal de tu empresa, en ese caso puedes tener algún tipo de problema para que te puedan monitorizar lo que lo que estás haciendo a través de ese Wi-Fi de la compañía.
Por eso es importante que lo tengas en cuenta y que elimines cualquier rastro para evitar cualquier tipo de monitorización.

También es importante que valores las posibilidades de cifrado de emails que te pueden proporcionar diferentes herramientas accesibles en el mercado para, de la misma forma, evitar cualquier rastro.

Conclusiones

En conclusión, la utilización de los medios y profesionales de carácter tecnológico como el teléfono profesional o el teléfono móvil corporativo, o el ordenador portátil de la empresa en principio no debería ser posible utilizarlos para fines personales en el caso de que se haya producido una prohibición expresa.

A partir de aquí, lo que sí es necesario es que se te comunique esa monitorización sobre la utilización que hayas hecho de aquellos y en el caso de la utilización de correo electrónico corporativo al ser corporativo en principio tienes que asumir que van a poder monitorizar el uso que hagas de él sin ni siquiera comunicártelo.
Es verdad que hay muchos matices, como hemos visto, y supongo que esto, como la tecnología, irá evolucionando.

Estos son los principales puntos que debes tener en cuenta.

¿Y tú?, ¿cuál es tu experiencia? ¿Has tenido alguna vez algún problema?